Wie bekannt geworden ist, wird die Finanzverwaltung in ihren zukünftigen Betriebsprüfungen verstärkt den Bereich "Kassenführung" prüfen.
Bei der Führung des Kassenbuches sollten Sie daher auf die nachfolgenden Punkte besonders achten:
- Lückenlose und zeitnahe Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben
- Auch für Barentnahmen und - einlagen muss ein sog. Eigenbeleg vorliegen
- Taggenaue Erfassung der Belege; bei nachträglicher Auszahlung aus der Kasse von vorher privat verauslagten Kosten bitte auf dem Beleg (bzw. den zusammengefassten Belegen) erfassen, wann die Auszahlung vorgenommen wurde
- Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben getrennt nach Steuersätzen
- Stornierungen getrennt dokumentieren
- Tägliche Aufzeichnung des Kassensaldos
- Betragsgenaue Erfassung der Einnahmen; keine Rundung der Cent-Beträge
- Fehlbestände ( Diebstahl ) sind zu dokumentieren
- Ein- u. Auszahlungen zwischen Kasse und Bank sind datumsgenau aufzuzeichnen
- Bei Registrierkassen ist ein täglicher Gesamtkassenstreifen (sog. Z-Abschlag) auszudrucken und aufzubewahren. Erfolgt dies auf Thermopapier sollte zusätzlich eine Kopie gemacht werden, damit die Angaben darauf nicht verbleichen
- In der zeitlichen Abfolge darf sich im Kassenbuch niemals ein negativer Kassenbestand ergeben (z. B. durch zu spätes Erfassen einer Einlage oder wenn Einnahmen und Ausgaben nicht in der richtigen Reihenfolge erfasst werden)
Für nichtbilanzierende, die ihren Gewinn durch eine Einnahme-Überschussrechnung ermitteln, gibt es ein paar Erleichterungen. So sind diese nicht zur Führung eines Kassenbuches verpflichtet, müssen aber die sog. Z-Abschläge aufbewahren, wenn Registrierkassen eingesetzt werden.
Kassenärzte sind durch das Sozialgesetzbuch verpflichtet besondere Aufzeichnungspflichten für die Praxisgebühr zu erfüllen. Diese Aufzeichnungspflichten sind auch für steuerliche Zwecke zu beachten! Die vereinnahmten Praxisgebühren sind dabei vollständig, richtig, geordnet und zeitnah (regelmäßig täglich) aufzuzeichnen.
Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann bei einer Betriebsprüfung zur Verwerfung der Kassenbuchhaltung führen. In einem solchen Fall dürfen seitens des Prüfers Umsatzzuschätzungen vorgenommen werden, die mehr als 10% erreichen können und in den meisten Fällen kaum anfechtbar sind. Da hiermit in der Regel eine betragsmäßig gleiche Gewinnerhöhung einhergeht, kann es durchaus zur existenzbedrohenden Nachzahlungen kommen. Es empfiehlt sich daher dringend, eine entsprechende Sorgfalt auf die Kassenbuchführung zu verwenden.